Jednou z nejhorších částí fakturujících klientů je, že si musíte zapamatovat všechny služby, které jste nabídli při přechodu na úplně jiný software, abyste odesílali faktury svým klientům. Musíte si pamatovat každé dva týdny nebo měsíc, abyste je vyslali, a stane se to obrovskou bolestí.
Protože tolik z nás pracuje ve WordPress celý den, proč nemůžeme jen posílat faktury, zatímco na palubní desce WordPress? No, mám pro vás nějaké dobré zprávy. Můžeš! Pojďme se podívat, jak rozesílat klientské faktury prostřednictvím WordPress.
Contents
Použijte plugin WordPress k odesílání klientských faktur prostřednictvím WordPress
Pokud jde o zasílání faktur prostřednictvím aplikace WordPress prostřednictvím pluginu, existuje ve skutečnosti několik možností. Provedu vás rychlým tutoriálem pomocí pluginu WP-Invoice, ale neváhejte a vyberte jinou možnost, protože existuje tolik, ze kterých si můžete vybrat, a chápu, že každý člověk a společnost má své vlastní integrační potřeby a preference při odesílání faktur.
Faktura WP
Stáhněte si plugin WP-Invoice a aktivujte soubor zip na hlavním panelu WordPress. Můžete to také provést tak, že přejdete na stránku Pluginy na hlavním panelu a vyhledáte WP-Fakturu.
Po aktivaci pluginu najdete na levé straně řídicího panelu kartu Faktura. Klikněte na něj a přejděte na Nastavení a začněte.
Základní nastavení
Toto odhalí stránku základního nastavení, kde můžete v podstatě pouze vyplnit všechna výchozí nastavení, která musíte upravit pouze jednou. Můžete například zadat název firmy, který se zobrazí na vašich fakturách. Na svém webu můžete také vybrat konkrétní stránku, která zobrazuje faktury. Doporučuji vytvořit konkrétní stránku faktur, aby se pravidelní návštěvníci na to nenarazili.
Vyberte, kam chcete umístit faktury na stránku, a určete, jak chcete přijmout platbu. Upřesnil jsem, že chci fakturovat klientům službu PayPal, ale můžete si také vybrat možnost kreditní karty nebo věci jako 2Checkout nebo Stripe. Existuje dokonce možnost, jak klientovi v případě potřeby změnit způsob platby.
Pokud plánujete přijímat kreditní karty, musíte zadat informace o zpracování plateb brány. To obvykle vyžaduje samostatné poplatky za zpracování a najdete nejlepší nabídky za to na místech, jako je Authorize.net.
Nastavení PayPal je mnohem jednodušší, s oblastí pro zadání uživatelského jména PayPal, možností testovacího režimu a automaticky generovanou URL IPN PayPal z vašeho názvu domény. Po vyplnění těchto polí klikněte na tlačítko Uložit všechna nastavení.
Přidat faktury
Jakmile dokončíte základní nastavení, dostanete se přímo na stránku Přidat novou, která vám umožní začít s úplně novou fakturou. Na tuto stránku se můžete vždy vrátit kliknutím na kartu Přidat nový na hlavním panelu.
Začněte zadáním e-mailové adresy, kterou hodláte poslat novou fakturu. Po dokončení psaní e-mailu klikněte na tlačítko Vytvořit nový.
Nový editor faktur je podobný editoru WordPress, který vidíte při vytváření příspěvků a stránek. Vytvořte název pro klientskou fakturu a můžete také zahodit popis, pokud potřebujete odeslat zprávu klientovi.
Přejděte dolů pod popis a najděte oblast, do které se zadává to, co plánujete fakturovat klientovi. Zadejte služby nebo produkty, za které účtujete, a upravte cenu a množství. Pokud máte více položek, můžete využít slevy nebo přidat další řádky.
Hned pod tím můžete změnit nastavení plateb a určit, jaký typ měny přijímáte a jaké způsoby platby jsou povoleny. Opravdu se mi líbí, jak vám také poskytují možnost přijímat manuální platby.
Možnosti fakturace
Pokud přejdete na pravý postranní panel, najdete několik zajímavých funkcí, jako je Povolit částečnou platbu nebo Opakovanou fakturaci. Pokud kliknete na možnost částečné platby, jednoduše zadáte minimální platbu, kterou jste ochotni přijmout. Pokud vyberete možnost opakované fakturace, je třeba vyplnit různá pole, jako jsou intervaly, fakturační cykly a systém zpracování plateb, kterým pracujete..
Pokud v pravém sloupci přejdete o něco více dolů, můžete vyplnit údaje o uživatelských informacích. Toto jsou osobní údaje o klientovi, se kterým hodláte poslat fakturu. Ujistěte se tedy, že je vše v pořádku, a vyberte správnou e-mailovou adresu, aby neodešla na nesprávnou osobu. Možnosti zahrnují křestní jméno, příjmení, společnost, telefonní číslo a další.
Proces dokončete kliknutím na tlačítko Uložit. Jen proto, že stisknete tlačítko Uložit, neznamená to, že byla odeslána faktura. Máte několik možností pro odeslání faktury. Zvolte možnost Zobrazit online, Zadat platbu nebo Odeslat oznámení.
Pokud si fakturu prohlížíte na svém webu, můžete jednoduše tento odkaz uchopit a odeslat e-mailem klientovi, pokud takto funguje váš fakturační proces. Poté mohou zkontrolovat fakturu online a kliknout na tlačítko Zpracovat platbu, které je přesměruje na PayPal nebo na stránku zpracování kreditní karty.
Pokud kliknete na možnost Odeslat oznámení, umožní vám to natočit rychlý e-mail prostřednictvím WordPress a sdělit klientovi, že je faktura k dispozici. Líbí se mi tato možnost nejlépe, protože nemusíte otevírat e-mailového klienta, abyste odeslali oznámení. Jednoduše zadejte e-mailovou adresu, na kterou ji chcete odeslat, a změňte zprávu, jak chcete. Klikněte na tlačítko Odeslat oznámení a obdrží rychlý odkaz na vaši fakturu.
Jakmile někdo provede platbu, je automaticky označen jako zaplaceno prostřednictvím fakturačního systému WordPress. Po tom nemusíte nic dělat. Pokud vám však někdo zaplatí šekem nebo si vybere jiný způsob platby, můžete kliknutím na tlačítko Zadat platbu zaznamenat platbu ručně.
Zvolte, že jste obdrželi platbu. Tato rozbalovací nabídka také poskytuje možnosti pro vrácení peněz a úpravy. Zadejte částku, kterou vám klient zaplatil, spolu s případným datem a poznámkou. Proces dokončíte kliknutím na tlačítko Zpracovat / účtovat platbu.
Zprávy
Poté, co začnete sbírat několik faktur, můžete na hlavním panelu WordPress kliknout na kartu Přehledy. Tato oblast jednoduše rozděluje, kolik peněz jste fakturovali, vaši nejcennější klienti a dokonce i vaše nejvyšší grosovací řádkové položky, pokud prodáváte produkty.
Plátky faktury
Plátky faktur je flexibilní, dobře podporovaný a snadno použitelný plugin, který vám umožní využít váš web WordPress k zasílání profesionálně vypadajících nabídek a faktur a získat zaplaceno online.
Krájené faktury přicházejí s mnoha funkcemi hned po vybalení z krabice, včetně přizpůsobitelných šablon faktur doplněných o podrobnosti o vaší firmě a logu, zasílání e-mailů s fakturací jedním kliknutím, přizpůsobitelných šablon e-mailů, flexibilních nastavení daní, předdefinovaných řádkových položek, hlášení faktur, importu CSV & exportovat. Pokud potřebujete více, je k dispozici několik bezplatných a placených rozšíření.
Bezplatný plugin Sliced Invoices poskytuje všechny funkce, které potřebujete k zasílání nabídek a faktur ak inkasu platby prostřednictvím PayPal nebo offline platebních metod (banka, šek, peněžní příkaz nebo cokoli jiného). Nastavte své datum splatnosti a Krájené faktury automaticky odesílají připomenutí plateb v nastaveném plánu, dokud nedostanete zaplaceno!
Rozšíření přinášejí další funkce, jako jsou faktury PDF, zabezpečená klientská oblast, opakující se faktury, zabezpečené faktury, další platební brány jako Braintree a Stripe a další. K dispozici jsou také integrace pro populární pluginy WordPress jako WooCommerce, Contact Form 7 a Gravity Forms.
Plátky faktur jsou podporovány velkou podporou, která vám pomůže při cestě. Fakturujte „WordPress Way“ a proveďte fakturaci a účetnictví jako hračka!
Zabalení
Jaké další doplňky pro fakturaci WordPress jsou k dispozici? Je jich jen pár – stačí jen rychle vyhledat a najdete je Klíčit faktury, Faktury a balicí listy WooCommerce PDF, mezi ostatními.
Nastavit jeden z těchto systémů je poměrně jednoduché, abyste mohli začít sledovat klienty nebo produkty a odesílat faktury svým zákazníkům. Já osobně si užívám plugin WP-Invoice nejvíce, ale mnoho z těchto pluginů a nástrojů je příjemné pro udržení všech vašich finančních modulů na jednom místě. Přemýšlejte o tom, jak byste nikdy nemuseli v prohlížeči otevírat zcela novou kartu pokaždé, když jste chtěli poslat fakturu.
Pokud máte jakékoli dotazy ohledně zasílání faktur klienta prostřednictvím WordPress, dejte nám vědět v komentářích níže.
