Една от най-лошите части на клиентите за фактуриране е да запомните всички услуги, които сте предложили при преминаване към напълно различен софтуер за изпращане на фактурите на вашите клиенти. Трябва да си спомняте на всеки две седмици или месец, за да ги изпратите и това се превръща в огромна болка.
Тъй като толкова много от нас работят в WordPress по цял ден, защо не можем просто да изпращаме фактури, докато сте на таблото за управление на WordPress? Е, имам някои добри новини за вас. Можеш! Нека разгледаме как да изпращаме клиентски фактури чрез WordPress.
Contents
Използвайте приставка за WordPress, за да изпращате клиентски фактури чрез WordPress
Всъщност има доста варианти за избор, когато става въпрос за изпращане на фактури чрез WordPress чрез плъгин. Ще ви преведа през бърз урок с помощта на приставката WP-Invoice, но не се колебайте да изберете друга опция, тъй като има толкова много за избор, и разбирам, че всеки човек и компания има свои собствени нужди за интеграция и предпочитания при изпращане на фактури.
WP-фактура
Изтеглете приставката WP-Invoice и активирайте zip файла на вашето табло за управление на WordPress. Можете също да направите това, като отидете на страницата с приставки в таблото за управление и потърсите WP-фактура.
След като плъгинът е активиран, можете да намерите раздела Фактура от лявата страна на таблото за управление. Кликнете върху него и отворете Настройки, за да започнете.
Основна настройка
Това разкрива основната страница за настройка, където по принцип можете просто да попълните всички настройки по подразбиране, които трябва да промените само веднъж. Например можете да въведете името на вашия бизнес, за да се покаже на фактурите си. Можете също така да изберете конкретна страница на вашия уебсайт, която показва фактурите. Бих препоръчал да създадете конкретна страница с фактури, така че редовните посетители да не се спъват в това.
Изберете къде искате да поставите фактурите на страницата и посочете как искате да приемете плащане. Уточних, че искам да таксувам клиенти с PayPal, но можете също да изберете опцията за кредитна карта или неща като 2Checkout или Stripe. Дори има опция да разрешите на клиента да промени начина на плащане, ако е необходимо.
Ако планирате да приемате кредитни карти, тогава трябва да въведете информацията за обработка на плащанията на шлюза. Това обикновено изисква отделни такси за обработка и можете да намерите най-добрите оферти за това на места като Authorize.net.
Настройката на PayPal е много по-проста, с област, която трябва да въведете вашето потребителско име за PayPal, опция за тестов режим и автоматично генериран PayPal IPN URL от вашето собствено име на домейн. Щракнете върху бутона Запиши всички настройки, когато попълните тези полета.
Добавете фактури
След като завършите основните настройки, той ще ви отведе директно до страницата Добавяне на нова, която започва с чисто нова фактура. Винаги можете да се върнете на тази страница, като щракнете върху раздела Добавяне на нов в таблото за управление.
Започнете с въвеждане на имейл адреса, на който планирате да изпратите новата фактура. Щракнете върху бутона Създаване на нов веднъж готово, като въведете имейла.
Новият редактор на фактури е по-скоро подобен на редактора на WordPress, който виждате за създаване на публикации и страници. Създайте заглавие за клиентската фактура и можете също да добавите описание, ако трябва да изпратите съобщение до клиента.
Превъртете надолу под описанието, за да намерите област, която да въведете в какво планирате да таксувате клиента си. Въведете услугите или продуктите, за които таксувате, и променете цената и количеството. Чувствайте се свободни да включите отстъпки или да добавите допълнителни редове, ако имате още елементи, които да включите.
Точно под това можете да промените настройките за плащане, за да определите какъв тип валута приемате и кои методи на плащане са позволени. Много ми харесва как те предоставят и опция да приемате ръчни плащания.
Опции за таксуване
Ако отидете на дясната странична лента, ще намерите някои интересни функции или Разрешаване на частично плащане или Повтарящо се таксуване. Ако щракнете върху опцията за частично плащане, просто въведете минималното плащане, което сте готови да приемете. Ако изберете повтарящата се опция за таксуване, има различни полета, които трябва да попълните, като интервали, цикли на фактуриране и през коя система за обработка на плащания работите.
Ако превъртите надолу още малко в дясната колона, можете да попълните данните за потребителска информация. Това е личната информация за клиента, на когото планирате да изпратите фактурата. Затова се уверете, че всичко е правилно и изберете правилния имейл адрес, за да не отиде при грешен човек. Опциите включват име, фамилия, компания, телефонен номер и др.
Кликнете върху бутона Запиши, за да завършите процеса. Това обаче, че натиснете Запазване, не означава изпратената фактура. Имате няколко опции за изпращане на фактурата. Изберете или Преглед онлайн, Въвеждане на плащане или Изпращане на известие.
Ако преглеждате фактурата на уебсайта си, можете просто да вземете тази връзка и да я изпратите по имейл на клиента, ако по този начин работи вашият процес на фактуриране. След това те могат да прегледат фактурата онлайн и да кликнат върху бутона Process Process Payment, който ги пренасочва към PayPal или към страницата за обработка на кредитна карта..
Ако кликнете върху опцията Изпращане на уведомление, това ви позволява да заснемете бърз имейл чрез WordPress, като казвате на клиента, че фактурата е налична. Тази опция ми харесва най-добре, защото не е нужно да отваряте имейл клиента си, за да изпратите известието. Просто въведете имейл адреса, на който искате да го изпратите, и променете съобщението, колкото искате. Кликнете върху бутона Изпращане на известие и те ще получат бърза връзка към вашата фактура.
След като някой извърши плащане, той автоматично се маркира като Платен чрез системата за фактуриране в WordPress. Не е нужно да правите нищо след това. Ако обаче някой ви плати с чек или избере друг метод на плащане, можете също да кликнете върху бутона Enter Payment, за да запишете плащането ръчно.
Изберете, че сте получили плащането. Това падащо меню ви дава опции за възстановяване на суми и корекции. Въведете колко ви е платил клиентът, заедно с дата и бележка, ако е необходимо. Кликнете върху бутона „Процес / таксуване на плащането“, за да завършите процеса.
Доклади
След като започнете да събирате няколко фактури, не се колебайте да кликнете върху раздела Отчети в таблото за управление на WordPress. Тази област просто разбива колко пари сте фактурирали, най-ценните си клиенти и дори вашите най-брутни договорени покупки, ако продавате продукти.
Нарязани фактури
Sliced Invoices е гъвкав, добре поддържан и лесен за използване плъгин, който ви позволява да използвате вашия WordPress сайт, за да изпращате професионално изглеждащи оферти и фактури и да получавате заплащане онлайн.
Нарязаните фактури се предлагат с много функции веднага извън кутията, включително персонализирани шаблони за фактури, пълни с детайлите и логото на вашия бизнес, изпращане на имейл с едно кликване, персонализируеми имейл шаблони, гъвкави данъчни настройки, предварително дефинирани договорени покупки, отчитане на фактури, CSV импортиране & износ. Ако имате нужда от повече, са налични няколко безплатни и платени разширения.
Безплатният плъгин за нарязани фактури предоставя всички функции, необходими за изпращане на оферти и фактури и за събиране на плащания чрез PayPal или офлайн методи за плащане (банка, чек, паричен превод или нещо друго). Задайте датата на падежа си и нарязаните фактури автоматично ще изпращат напомняния за плащане по зададения от вас график, докато не получите плащането!
Разширенията носят допълнителни функции като PDF фактури, сигурна клиентска зона, повтарящи се фактури, сигурни фактури, допълнителни шлюзове за плащания като Braintree и Stripe и други. Налични са и интеграции за популярни WordPress плъгини като WooCommerce, Contact Form 7 и Gravity Forms.
Нарязаните фактури са подкрепени от голяма подкрепа, за да ви помогнат по пътя. Фактурирайте по „WordPress Way“ и направете фактурирането и счетоводството си лесно!
Обобщавайки
Какви други плъгини за фактуриране на WordPress са налични? Има доста малко – просто направете бързо търсене и ще намерите Фактури за покълване, WooCommerce PDF фактури и опаковъчни фишове, между другото.
По-лесно е да настроите една от тези системи, за да започнете да проследявате клиенти или продукти и да започнете да изпращате фактури на клиентите си. Аз лично най-много се наслаждавам на плъгина WP-Invoice, но много от тези плъгини и инструменти са приятни за поддържане на всичките ви финансови модули на едно място. Помислете как никога не би трябвало да отваряте чисто нов раздел в браузъра си всеки път, когато искате да изпратите фактура.
Уведомете ни в коментарите по-долу, ако имате въпроси как да изпращате клиентски фактури чрез WordPress.
