Ultimate Ръководство за управление на цифровите активи на WordPress

Ultimate Ръководство за управление на цифровите активи на WordPress

Digital Asset Management е систематичната организация на всички ваши цифрови активи на централизирано място. Какви са „цифрови активи“, които питате? Е, те включват всички ваши медийни файлове като снимки, видеоклипове, документи, вектори, Photoshop файлове, аудио активи и др. Ако сте програмист, помислете за управлението на цифрови активи като “git” за маркетолозите.


Ако се чудите защо човек трябва да има система за управление на цифрови активи в епохата на Dropbox и Google Drive и когато WordPress предлага собствено управление на изображенията и прости настройки на мениджър мениджър, позволете ми да ви разкажа история.

Contents

Приказка за производителността

Нашата история започва с голямо технологично списание, което ежедневно произвежда стотици публикации, включително публикации в блогове, Instagram истории, видеоклипове, снимки, туитове, снимки и много други. Съдържателният им екип е голям и разнообразен. Възможно е дори да се разпространи в множество офиси.

Сам, наскоро нает техен писател, работи върху статия, наречена на Състояние на облачните изчисления през 2017 г.. Както всички знаем, вътрешната връзка е добра практика, без значение от размера на блога. Както всеки добър дигитален журналист, Сам проверява дали екипът е подготвил инфографика за облачните изчисления в миналото – нещо, което би могъл да използва в статията си. Колега уверено го информира, че наистина има такава инфография, подготвена само преди няколко месеца. И това беше някъде в тяхната папка Dropbox на компанията.

След 27 минути широко търсене във всички папки, където беше инфографиката уж би било, Сам намира PSD файла на инфографиката. Но това не е най-правилната версия – поради факта, че е наречена „за преглед“. Още 12 минути търсене и Сам най-накрая решава да потърси публикуваната статия от Google и да изтегли инфографиката. Но уви! Тази инфографика се нуждаеше от няколко промени. Сам неохотно отваря Photoshop, молейки се, че все още помни основите.

Защо говорим за Сам?

Сам прекара три четвърти час (това е почти два и половина епизода на Теорията на големия взрив), опитвайки се да намери правилната версия на инфографика. Този път можеше да се използва за нещо много по-продуктивно – като – не знам – работа върху статията? Наистина не знаем дали Сам завърши статията онзи ден.

Но досега вероятно се чудите какъв е смисълът на тази история? Във всяка организация управлението на цифрови активи е a решаващ компонент на производителността. Когато служител прекарва почти час в търсене на файлове, които Трябва са лесно достъпни, това е загубено време. Компанията губи пари.

За тези от вас, които предстои да затворите прозореца (или натиснете бутона за начало), понесете с мен известно време. Имам хубава статистика за вас. Дори и да не ви харесва останалата част от статията, само статистическите данни трябва да са достатъчни за тези разговори с воден охладител по време на работа.

Интересна статистика за управление на цифровите активи

Липсата на системно внедряване на Digital Asset Management в големи организации причинява огромна загуба в производителността. Което косвено се равнява на загуба на пари.

Докато системата за управление на цифрови активи не е за всеки, ето няколко проучвания, показващи колко важно е управлението на цифровите активи в голяма организация.

Време, прекарано в търсене на документи

А 2012 г. проучване от IDC предложи хората да прекарват повече от 9 часа седмично в „Подаване и организиране на документи“ и „Търсене на документи“.

Време, прекарано в управление на документи: Проучване на 840 информационни работници, разпределени равномерно в САЩ, Великобритания, Франция, Германия, Австралия и Япония. Източник: Анкета на информационните работници на IDC, 2012 г..

Степен на успех при търсене на медийни файлове

Фирмата за пазарни проучвания GISTICS установи, че 62% от специалистите по маркетинг и креативност прекарват между 1 и 6 часа седмично за управление на файлове. В допълнение, GISTICS установи, че средният креативен човек търси медия 83 пъти седмично и не успява да го намери 35% от времето, без да разполага с Digital Asset Management.

Решение: Те прецениха, че система за управление на цифрови активи ще помогне да се намали времето за търсене на активи с над 85% и че процентът на неуспех на намиране на медиите ще падне до 5%.

Според GISTICS Research, система за управление на цифрови активи ще помогне да намали времето за търсене на активи с над 85%!

Цифрова система за управление на активи ROI

Групата Aberdeen установи, че компаниите с най-добър клас в широк спектър от индустрии са два пъти по-склонни да използват система за управление на цифрови активи за маркетингови функции от средната компания в съответния отрасъл. Същите тези „най-добри в класа“ компании отчитат 23% годишно намаляване на времето до пазара и 18% увеличение на средната възвръщаемост на маркетинговите инвестиции. На въпроса „Как инвестицията в управление на цифрови активи се отрази на производителността?“, 69% съобщават за намалено време за цикъла на създаване на активи, 40% отговарят, че прекарват по-малко време за прехвърляне на файлове, а 63% посочват, че таксите на агенцията са намалени.

Източник: Иън Майкълс, „Ръководството за маркетинга за оправдаване на инвестициите в управлението на цифровите активи, Aberdeen Group Research Report

В големите организации системата за управление на цифрови активи обикновено намалява времето за пускане на пазара с 23% и увеличава средната възвращаемост на пазара с 18%.

Степен на възприемане на системата за управление на цифрови активи

За да го закръглят, Frost & Sullivan казва това, „Тъй като компаниите добавят по-богати цифрови медии към стратегията си за марка, размерите на файловете се разрастват. Заинтересованите страни в тези активи са многократно разпределени по географски път, но все пак трябва лесно да имат достъп и да си сътрудничат за едни и същи активи от различни места. Благодарение на интеграцията със системи на трети страни, използващи уеб услуги и предоставяне на условен контрол на достъпа, системите за управление на цифрови активи вече се превръщат в идеална платформа за активиране на подобно сътрудничество в безпроблемен работен процес.

Освен това те прогнозират, че пазарът на цифрово управление на активи се очаква да нарасне със сложни годишни темпове на растеж от над 30% и да постигне приходи от над милиард долара до 2013 г..

Източник: Мукул Кришна, „Реализиране на стойностното предложение на хоствани решения за управление на цифрови активи“, 2009 г. и „Световен пазар за управление на цифрови активи, 2010 г.

Защо имате нужда от система за управление на цифрови активи?

Читателите, които работят в типична корпоративна среда, биха се натъкнали на поне една от точките, споменати по-долу. Хората от отделите за творчество и маркетинг биха се съгласили на повечето от тях. Искате да се различавате? Оставете мислите си в секцията за коментари!

1. Поддържане на актуални файлове: Ще загубите огромно време, поддържайки актуални версии на вашите цифрови активи. Този проблем се усилва експоненциално, с размер на екипа.

Докато много SMBs предпочитат Dropbox (благодарение на неговата популярност и ниската цена), служителите не редовно спестяват работата си в Dropbox. Следователно екипът приключва с използване на остарели или неправилни версии на файловете.

2. Споделяне на файлове и папки: Въпреки че обичам да използвам Dropbox, все още има определени функции за контрол на достъпа на потребителите, които Dropbox все още няма. Можете да споделите подпапка на папка, която вече е споделена. Докато работата на моя екип се запазва в главна папка, не мога да споделя подпапка на фрийлансър, който се нуждае от марката книга и файлове с цифрови активи. Освен това, става наистина тромаво да отделя / актуализира индивидуално разрешение за всеки потребител.

Решение: За това е изградена система за управление на цифрови активи. Можете да създадете множество нива на достъп за различни потребители, било то старши ръководител на проекти, договорно разработчик или дизайнер на свободна практика. Координацията с множество агенции става много по-лесна с централизирано управление на активи, множество роли на потребители и подробни разрешения.

3. Дистанционни екипи: В организации с множество офиси координацията между отдалечения ви екип е болка и включва огромно количество режийни разходи. Без система за управление на цифрови активи (или плъгини за управление на проекти) няма централизирано място, където да се записват всички цифрови активи. Това също води до проблеми с контрола на версиите и търговците не разбират Git.

Въвеждането на система за управление на цифрови активи е благословия за отдалечени и децентрализирани екипи, благодарение на централизираното управление на активите.

4. Цена: Докато внедряването на система за управление на цифрови активи е първоначално скъпо, цената често се изравнява, когато се добавят голям брой потребители. При типично решение за съхранение в облак като Dropbox, годишната цена може да бъде по-висока от тази на системата за управление на цифрови активи, тъй като броят на потребителите нараства. Дори не споменахме колко време и пари ще спестите в разходите за производителност!

Цифрово управление на активи 101

Сега, когато сме покрили защо може да ви е необходима система за управление на цифрови активи, нека се потопим във видовете системи за управление на цифрови активи.

Видове решения за управление на цифрови активи

Цифрова система за управление на активи може да бъде внедрена в организация по три начина. Отличителният фактор е предпоставка на системата за цифрово управление на активи. С други думи, the местоположение на софтуера Digital Asset Management и местоположението на действителните цифрови активи са решаващите фактори.

Решение за управление на цифровите активи на SaaS

Известно също като решение за управление на цифровите активи, предлагано в класическата платформа „Софтуер като услуга“, това обикновено е най-простата форма на внедряване на система за управление на цифрови активи..

Плащате месечна такса в замяна на използването на софтуера. Качвате и управлявате активите си от уеб интерфейс или мобилно приложение. Всички ваши цифрови активи се съхраняват сигурно в облака. Широчината на честотната лента се доставя и управлява от SaaS компания, заедно с поддръжка, надстройки на сигурността и контрол на достъпа на потребителите.

Файловете на вашата организация всъщност се съхраняват в публичния (или хибриден) облак, извън защитните стени на организацията. Цената за внедряване на решение за SaaS Digital Asset Management е ниска и обикновено е най-бързата за внедряване..

Предварително решение за управление на цифрови активи

Помислете за софтуер, използван на ниво предприятие преди облачната ера. Софтуерът ще бъде ръчно инсталиран в сървърите на компанията и плащането ще бъде предимно еднократно с актуализации на софтуера / сигурността и годишни договори за поддръжка.

Това би бил пример за локална система за управление на цифровите активи. Цифровите активи го правят не оставете сървърите на компанията. Обикновено те се използват от организации с ценни медийни активи, като снимки, видеоклипове, аудио и т.н..

Хибридно решение за управление на цифрови активи

Живеем във време, считано за златните години за стартъпи и SMBs. Ето и най-сложната част – повечето предприятия предпочитат да поддържат строг контрол върху своите данни, винаги да бъдат държани зад защитната си стена. Какво става, ако SMB и стартиращите компании се нуждаят от решение за управление на цифровите активи, но не могат да си позволят да посрещнат цената на внедряване в помещение?

Simple. Вие изграждате решение за хибридно цифрово управление на активи за тях!

Помислете следния пример:

Помислете за популярна компания за списания. Списание Elle? добре!

Списание Elle има фотошопове, които могат да бъдат класифицирани в две широки категории.

  • Първа категория – силно поверителни фотосесии, които не се пускат за още 6 месеца.
  • Категория втора – Фотосесии, публикувани в предишните броеве на списанието.

Най-добрият интерес на списание Elle би бил да съхранявате фотосесиите под категория първа в сървърите си зад фирмената защитна стена, и не позволете им да се съхраняват в публичния облак.

Снимките от категория втора вече са публикувани. По този начин те могат да се съхраняват в публичния облак извън защитната стена на компанията. Това също би било изгодно, тъй като би спестило на ИТ екипа на Elle Magazine да не се налага да управлява проблеми с честотната лента и сигурността..

Сега, хибридното решение за управление на цифрови активи е комбинация от предварително помещение и облачно разполагане. Частните файлове се съхраняват и достъпът им се извършва от локалното разполагане, а публичните файлове се съхраняват в облака, за да може да ги види целият свят..

С други думи, Elle Magazine може да съхранява своите непубликувани фотошопове в локалното разполагане, а обществените – в облачното разполагане. Хибридното управление на цифровите активи обединява най-доброто от два свята. Казано по-просто, това би могло да помогне на много компании да поддържат стандартите си за сигурност и да позволи достъп до обществена информация от оптимизиран за достъп източник.

Маркиране на ресурси и управление на метаданни

Една от основните цели на системата за управление на цифрови активи е да организира и управлява медийните ресурси на организацията, в която е разположена. Има различни начини за постигане на това. Някои системи за управление на цифрови активи могат да използват проста таксономия за организиране на информацията. Докато други могат да използват усъвършенствано машинно обучение и изкуствен интелект, за да разберат съдържанието на изображенията и да ги маркират / категоризират, без човешка намеса. В следващите параграфи ще разгледаме някои от основните начини, по които система за управление на цифрови активи управлява ресурси, известни още като цифрови активи.

таксономия

Какво е таксономия? Е, това не е нищо друго освен класифициране на данни. Основно ниво на таксономия би могло да бъде тип файл. Ресурсът може да има няколко типа файлове, включително изображения, видеоклипове, PDF файлове, аудио файлове и др. Изображенията могат да бъдат допълнително класифицирани в: png, ai, eps, jpg и т.н..

Друг вид таксономия може да бъде видимост (Публичен / частен). Файловете, на които е позволено да бъдат видими в публичната мрежа, могат да бъдат категоризирани като публични. А тези, които трябва да бъдат заключени зад фирмени защитни стени, могат да бъдат категоризирани като частни.

Системата за управление на цифрови активи може да използва прости таксономии като многостепенни категории и маркери, за да организира съществуващи медийни ресурси. Това означава, че можете бързо да намерите нужните файлове, като просто проверите определените категории.

Управление на метаданни

Най-просто казано, метаданните са данни за данните. Помислете за EXIF ​​информация на изображение. Детайли като данни / време за заснемане на снимки, GPS координати, ISO информация и т.н., се състоят от метаданни за заснемане на изображението на снимка. По същия начин, за PDF файл, типичните метаданни могат да съдържат автора, тагове, категории, дата на публикуване и т.н..

Системата за управление на цифрови активи е в състояние да чете тези метаданни и да търси и филтрира резултатите от търсенето въз основа на вашата заявка.

Първи стъпки с управление на цифровите активи за WordPress

WordPress предлага много основна форма на решение за управление на цифрови активи. И тя е достъпна във всяка инсталация на WordPress – дори и в празната. Можете ли да познаете какво е това?

Това е правилно – това не е нищо друго освен медийната библиотека на WordPress. Можете да качвате снимки, видеоклипове, PDF файлове, документи, компресирани архиви и какво ли още не – всичко това с медийната библиотека на WordPress.

Ако обаче искате да каталогизирате цялата си информация в един достъпен източник – ще ви е необходима система за управление на цифрови активи. С решение за управление на цифровите активи, интегрирано в WordPress, можете да категоризирате, споделяте и управлявате всичките си активи – започвайки от екранни снимки, направени през 2005 г., до най-новите PDF файлове през 2017 г..

Събрахме списък с най-добрите приставки за управление на цифрови активи за WordPress, които могат да ви помогнат да започнете за нула време.

Подобрена медийна библиотека – Добавете таксономии към WordPress Media Library

подобрена мултимедийна библиотека за WordPress плъгин за управление на цифровите активи на язовира

Ще започнем с надстройката на медийната библиотека по подразбиране на WordPress с някои допълнителни правомощия. С Enhanced Media Library можете да категоризирате вашите екрани, снимки, PDF файлове и други файлове, като добавите множество таксономии.

Можете също така да филтрирате вашите медийни файлове въз основа на различни параметри и да ги сортирате по различни поръчки – всички създадени да ви помогнат да намерите и организирате вашите медийни файлове по възможно най-ефективния начин.

Типичен пример е организирането на вашите снимки в следните категории.

  • Снимки от играта
  • Снимки на корицата
  • цитати
  • Изображения на герои (на различни продукти)

Ако дори искате да категоризирате по-дълбоко, горепосочената таксономия може да бъде надградена до:

  • Снимки от играта
    • Теми
    • Plugins
    • Често задавани въпроси
    • уроци
  • Снимки на корицата
    • Блог публикации
    • Страници с теми
    • Страници с приставки
  • цитати
    • Споделени числа
    • Мислещи лидери
  • Изображения на герои
    • Plugins
    • Разбивки по раздел

Подобрената медийна библиотека е добро начало за хората, които искат да подобрят своята медийна библиотека, като използват съществуващите ресурси на WordPress.

Категории медийни библиотеки Premium

Информация и DownloadView Демонстрацията

Ако искате само да добавите категории към медийната си библиотека, може да помислите за плъгин Media Library Categories Premium, който прави точно това.

С групови действия можете бързо да категоризирате библиотеката си с предварително определена таксономия. Ако не сте сигурни в структурата на таксономията си, можете да започнете с база (като тази, описана в предишното описание на приставката) и да импровизирате върху нея. След това започвате да прилагате категориите към дефинираната таксономия. Когато попаднете на изображение или PDF, които не се вписват в категориите, които сте дефинирали по-рано, продължете напред и създайте нов запис!

Папки на медийната библиотека от MaxFoundry

Media Library Plus Папки Безплатен плъгин

Папки за медийни библиотеки ви позволяват да създавате многостепенни папки във вашата медийна библиотека WordPress. С интуитивния интерфейс за плъзгане и пускане можете да местите медийните си файлове наоколо с минимална суматоха. Можете също да местите папки наоколо и да се организирате по категории за по-лесно управление.

Плъгинът за мултимедийни библиотеки предлага следните страхотни функции, освен възможността за персонализиране.

  • Плъзнете и пуснете файлов интерфейс, така че можете бързо да свършите работата си.
  • Възможност за сортиране и филтриране на файлове и папки, за да ви помогне да търсите по-бързо.
  • Уверете се, че файловете и папките са готови за SEO при качване, добавяйки ALT и Title атрибути.
  • Възможност за импортиране, преместване или дублиране на съществуващи файлове и папки в нови папки.

В допълнение, папките на Media Library се интегрират и с популярни приставки за трети страни като WooCommerce, NextGEN, Advanced Custom Fields и други.

Това са само няколко от плъгините, които смятаме, че е добър избор за стартиране с решение за управление на цифровите активи в WordPress. За подробен списък, вижте тази статия на приставки за мениджър файлове от Ник от Torque.

След това ще покрием два приставки, които ще ви помогнат да направите следващата стъпка към Digital Asset Management. Тези плъгини всъщност не са плъгини, а пълноценни решения за управление на цифровите активи.

Brandfolder

Brandfolder е решение на SaaS Digital Asset Management, обичано от някои от най-добрите компании в света, включително Slack, Shazam, Under Armor и много други. Това прави управлението на активите на вашата марка парче торта. И честно казано, вероятно е потребителският интерфейс на най-доброто, на което се натъкнах в решение за управление на цифрови активи.

Решения като Brandfolder са полезни за големи организации, които трябва да поддържат последователност на марката в множество вертикали и продукти.

За съжаление, директното ценообразуване не е достъпно. Така че докато приставката за интегрирането му с вашия WordPress сайт е безплатна, акаунтът на Brandfolder не е непременно евтин. Въпреки това е чудесен ресурс да научите всичко за управлението на цифровите активи и да сте в крак с най-новото в индустрията за управление на цифрови активи.

Phraseanet – Решение с отворен код за управление на цифрови активи

Друго решение за управление на цифрови активи с отворен код се нарича Phraseanet. Първо трябва да изтеглите и инсталирате софтуера на друг сървър. Ако използвате WordPress в споделен хостинг сървър с cPanel, има вероятност да успеете да го инсталирате бързо. Препоръчвам да се обърнете към урок за инсталиране на Phraseanet.

След като сте готови, можете да изтеглите и инсталирате приставката за Phraseanet WordPress и да започнете да добавяте изображения и други медийни файлове към вашите публикации от вашето специално решение за управление на цифровите активи.

За тези от вас, които бяха прочели Цифрово управление на активи 101 раздел, Phraseanet може да се разгърне като локално решение за управление на цифровите активи.

Заключение: Предимства от използването на система за управление на цифрови активи

Предимство номер едно на решение за управление на цифрови активи е способността му да подобрява производителността в една организация. Това означава по-малко време за търсене на най-новата версия на файл и повече за извършване на реална работа. Решението за управление на цифрови активи също ви дава централизиран контрол – място, където можете да актуализирате (качите) файла веднъж и след това просто да забравите за него. Всички промени, които правите във файла, ще бъдат отразени навсякъде, включително обществено достъпни файлове.

Приятелите ми от инженерния екип говорят за git и контрол на версиите и CVS и какво ли още не. Честно казано, това ме кара да се чудя – защо търговците не трябва да имат подобно на git или CVS решение, пригодено за тях? Това е решението за управление на цифрови активи!

Представете си колко продуктивна ще бъдете, ако просто можете да влезете в работната си станция (лаптоп, десктоп, iPhone – каквото и да лети) и директно да започнете да работите върху най-новия проект? Сътрудничеството става без усилие.

Може ли решение за управление на цифрови активи да реши проблема, сам по себе си?

Винаги използвам Google Документи за работата си. И следвам строга система за именуване на файлове. Религиозно. Вярвам, че общата производителност на екип може да се увеличи значително, ако ние установяваме и следваме определени основни правила. Например, знаете ли как трябва да си мием зъбите преди лягане? Колко от нас всъщност го правят? Същият случай е тук.

Вие трябва да запазите работата си. Не е във вашия „Моите документи“ или „Работни файлове“ или на работния плот на добрия компютър. Но в правилен папка. Тази папка най-вече ще ви бъде възложена от ИТ екипа.

Всичко, което трябва да направите, е да направите допълнителната стъпка (последната стъпка, наистина) и да запишете работата си в правилната папка. Само това би било достатъчно за повишаване на производителността на вашия и на вашия екип. Това би подобрило и дългосрочната маркетингова възвращаемост на инвестициите на решението за управление на цифрови активи.

Какви са вашите мисли относно системата за управление на цифрови активи? Струва ли си? Уведомете ни в секцията за коментари по-долу.

Jeffrey Wilson Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map