终极WordPress数字资产管理指南

终极WordPress数字资产管理指南

数字资产管理是在集中位置对所有数字资产进行系统的组织。您问什么是“数字资产”?好吧,它们包括您所有的媒体文件,例如照片,视频,文档,矢量,Photoshop文件,音频资产等.“.


如果您想知道为什么在Dropbox和Google云端硬盘时代需要一个数字资产管理系统,并且当WordPress提供它自己的图像管理和简单的媒体管理器设置时,请允许我讲一个故事.

生产力的故事

我们的故事始于一本大型科技杂志,该杂志每天都会发布数百篇文章,包括博客文章,Instagram故事,视频,照片,推文,快照等等。他们的内容团队庞大而多样。甚至可能分散在多个办公室.

最近聘用的技术作家山姆(Sam)正在撰写一篇名为 2017年云计算现状. 众所周知,无论博客大小如何,内部链接都是一种好习惯。像任何优秀的数字记者一样,Sam会检查团队过去是否准备了有关云计算的信息图表-他可以在文章中使用此信息。一位同事自信地告诉他,确实有这样的信息图表,是几个月前准备的。而且那是 某处 在他们公司的Dropbox文件夹中.

经过27分钟的广泛搜索后,所有信息图表所在的文件夹 应该是, 山姆找到了信息图的PSD文件。但是,由于它被称为“供审核”,因此它不是正确的版本。再经过12分钟的搜索,Sam最终决定从Google查找已发表的文章,然后下载信息图表。可惜!该信息图需要进行一些更改。 Sam勉强打开Photoshop,祈祷他仍然记得基本知识.

我们为什么要谈论山姆?

Sam花了四分之三小时的时间(这是《大爆炸》理论的将近两个半集),试图找到合适的信息图表版本。这次,本来可以用于生产力更高的事情-例如-我不知道-正在撰写本文?我们真的不知道萨姆那天是否完成了这篇文章.

但是到目前为止,您可能想知道这个故事的意义是什么?在任何组织中,数字资产管理都是 关键 生产力的组成部分。当员工花费近一个小时来搜索文件时, 应该 随时可用,那是浪费时间。公司亏本了.

对于要关闭窗户(或按主页按钮)的人,请耐心等待一段时间。我为您提供了一些不错的统计数据。即使您不喜欢本文的其余部分,仅凭统计数据就足以应对工作中的那些冷水话.

数字资产管理的有趣统计

大型组织缺乏对数字资产管理的系统实施,导致生产力的巨大损失。间接等于亏损.

虽然数字资产管理系统不适用于 大家, 这是一些研究,显示了数字资产管理在大型组织中的重要性.

搜索文档花费的时间

2012年 IDC研究 建议人们每周花费9个小时以上 “归档和整理文件” “搜索文件”.

花在管理文件上的时间:840名信息工作者的调查,平均分布在美国,英国,法国,德国,澳大利亚和日本。资料来源:IDC的《信息工作者调查》,2012年.

媒体文件搜索成功率

市场研究公司GISTICS发现,有62%的营销和创意专业人士每周花1-6个小时来管理文件。此外,GISTICS还发现,一般的创意人每周会搜索媒体83次,而没有数字资产管理的情况下,他们却有35%的时间找不到媒体.

:他们估计,数字资产管理系统将有助于将搜索资产的时间减少85%以上,并且找不到媒体的比例将下降到5%.

根据GISTICS Research的数据,数字资产管理系统将有助于将搜索资产的时间减少85%以上!

数字资产管理系统的投资回报率

Aberdeen Group发现,在各个行业中使用“最佳”公司的数字资产管理系统用于营销功能的可能性是其各自行业中普通公司的两倍。这些相同的“最佳”公司报告的上市时间比去年同期减少了23%,营销投资的平均回报率增加了18%。当被问及“数字资产管理投资如何影响性能?”时,有69%的人报告说缩短了资产创建周期,40%的人称他们减少了文件传输时间,还有63%的人表示减少了代理费。.

资源: 伊恩·迈克尔斯(Ian Michaels),《数字资产管理合理化营销人员指南》,阿伯丁集团研究报告

在大型组织中,数字资产管理系统通常可以将上市时间缩短23%,并将平均营销投资回报率提高18%.

数字资产管理系统采用率

总结一下,弗若斯特沙利文(Frost&Sullivan)说, “随着公司在品牌战略中添加更多的丰富数字媒体,文件大小呈爆炸式增长。这些资产的利益相关者在地理位置上分散很多次,但是仍然需要轻松地从不同位置访问和协作相同的资产。通过与使用Web服务的第三方系统集成并提供有条件的访问控制,数字资产管理系统现已成为在无缝工作流程中实现这种协作的理想平台。”

他们进一步预测,数字资产管理市场预计将以超过30%的复合年增长率增长,到2013年将实现超过10亿美元的收入.

资料来源:Mukul Krishna,“实现托管数字资产管理解决方案的价值主张”,2009年和“ 2010年世界数字资产管理市场”

为什么需要数字资产管理系统?

在典型公司环境中工作的读者至少会遇到以下要点之一。创意和市场营销部门的人们会同意其中的大多数。未敢苟同?不要在评论部分留下您的想法!

1.维护最新文件: 您将浪费大量时间维护最新版本的数字资产。随着团队规模的扩大,这个问题呈指数增长.

尽管许多中小型企业都喜欢Dropbox(由于其受欢迎程度和低成本),但员工并没有定期将他们的工作保存在Dropbox中。因此,团队最终使用了过时或不正确的文件版本.

2.文件和文件夹共享: 当我喜欢使用Dropbox时,Dropbox还具有某些用户访问控制功能。您可以共享已经共享的文件夹的子文件夹。虽然我的团队的工作保存在主文件夹中,但我无法与需要品牌书和数字资产文件的自由职业者共享一个子文件夹。此外,为每个用户单独分配/更新权限真的很麻烦.

解: 为此建立了一个数字资产管理系统。您可以为高级用户,合同开发人员或自由设计师等不同用户创建多个访问级别。通过集中式资产管理,多个用户角色和精细权限,与多个机构的协调变得更加容易.

3.远程团队: 在具有多个办公室的组织中,您的远程团队之间的协调很痛苦,并且涉及大量的开销。没有数字资产管理系统(或项目管理插件),就不会有集中的位置保存所有数字资产。这也导致版本控制问题,而营销人员不了解 吉特.

归功于集中式资产管理,为远程和分散团队引入数字资产管理系统是一个福音。.

4.费用: 尽管数字资产管理系统的实施最初很昂贵,但是当添加大量用户时,成本通常会平均下来。在典型的云存储解决方案(例如Dropbox)中,随着用户数量的增长,年度成本可能会高于数字资产管理系统。我们甚至都没有提到您可以节省生产力成本的时间和金钱!

数字资产管理101

现在我们已经介绍了 为什么 一个人可能需要数字资产管理系统,让我们深入了解数字资产管理系统的类型.

数字资产管理解决方案的类型

可以通过三种方式在组织中实施数字资产管理系统。区别因素是 前提 数字资产管理系统。换句话说, 位置 数字资产管理软件的版本,实际数字资产的位置是关键因素.

SaaS数字资产管理解决方案

在传统的“软件即服务”平台中也称为数字资产管理解决方案,这通常是数字资产管理系统部署的最简单形式.

您需要支付月费才能使用该软件。您可以通过网络界面或移动应用上载和管理资产。您所有的数字资产都安全地存储在云中。带宽由SaaS公司交付和管理,以及维护,安全升级和用户访问控制.

您组织的文件实际上存储在组织防火墙之外的公共(或混合)云中。 SaaS数字资产管理解决方案的实施成本较低,并且通常是部署最快的解决方案.

本地数字资产管理解决方案

考虑正在部署的企业级软件 之前 云时代。该软件将手动安装在公司的服务器中,并且支付的大部分时间为软件/安全更新和年度维护合同的一次.

那将是内部数字资产管理系统的一个示例。数字资产 离开公司的服务器。通常,这些文件供拥有宝贵媒体资产(例如照片,视频,音频等)的组织使用。考虑一下Vogue或Rolling Stone杂志公司,它们将是从数字资产管理系统中获得最大价值的公司.

混合数字资产管理解决方案

我们生活在被视为创业公司和中小型企业黄金时代的时代。这是棘手的部分–大多数企业都希望对其数据保持严格的控制,始终将其保留在防火墙后面。如果中小型企业和初创企业需要数字资产管理解决方案,但无力支付内部部署成本,该怎么办?

简单。您为他们构建了混合数字资产管理解决方案!

考虑以下示例:

想想一家受欢迎的杂志公司. 埃勒杂志? 好的!

《 Elle》杂志的相片可以分为两大类.

  • 第一类-高度机密的照片,在接下来的6个月内不会发布.
  • 第二类-该杂志上一期中发布的照片.

将“第一类”的相片保存在公司防火墙后面的服务器中,这是《 Elle Magazine》的最大利益。 允许将它们存储在公共云中.

第二类的照片已经向公众发布。因此,它们可以存储在公司防火墙外部的公共云中。这也将是有利的,因为它将使Elle Magazine的IT团队不必管理带宽和安全问题。.

现在,混合数字资产管理解决方案是内部部署的组合 云部署。私有文件可从内部部署中存储和访问,而公共文件则存储在云中供全世界查看.

换句话说,Elle Magazine可以将其未发布的照片​​拍摄存储在本地部署中,将公共照片存储在云部署中。混合式数字资产管理融合了两个方面的优势。简而言之,这可以帮助许多公司维持其安全标准,并允许从可访问性优化的来源访问公共信息。.

资源标记和元数据管理

数字资产管理系统的基本目标之一是组织和管理其所在组织的媒体资源。有多种方法可以实现此目的。一些数字资产管理系统可能使用简单的分类法来组织信息。而其他人则可以使用高级机器学习和人工智能来了解图像的内容并对其进行标记/分类,而无需人工干预。在下面的段落中,我们将研究数字资产管理系统管理资源(也称为数字资产)的一些基本方式.

分类

什么是分类法?好吧,除了对数据进行分类之外,什么都没有。分类学的基本水平可以是 文件类型. 资源可以具有多种文件类型,包括图像,视频,PDF,音频文件等。图像可以进一步分类为:png,ai,eps,jpg等.

另一种分类法可能是 能见度 (公共/私人)。允许在公共网络上可见的文件可以分类为公共。那些将被锁定在公司防火墙之后的可以归为私有.

数字资产管理系统可以使用简单的分类法(例如多级类别和标签)来组织现有的媒体资源。这意味着,您只需检查定义的类别即可快速找到所需的文件.

元数据管理

简而言之,元数据是关于数据的数据。考虑一下图像的EXIF信息。照片捕获数据/时间,GPS坐标,ISO信息等详细信息包括照片的图像捕获元数据。同样,对于PDF文件,典型的元数据可能包含作者,标签,类别,发布日期等.

数字资产管理系统能够读取此元数据,并根据您的请求搜索和过滤搜索结果.

WordPress的数字资产管理入门

WordPress提供了一种非常基本的数字资产管理解决方案形式。而且它可以在每个WordPress安装中使用,甚至是空白安装。你能猜出那是什么吗?

是的-它就是WordPress媒体库。您可以使用WordPress媒体库上传照片,视频,PDF,文档,压缩的存档以及其他内容-.

但是,如果您希望将所有信息分类到一个可访问的来源中,则需要数字资产管理系统。借助集成在WordPress中的数字资产管理解决方案,您可以对所有资产进行分类,共享和管理-从2005年拍摄的屏幕截图到2017年最新的PDF.

我们已收集了适用于WordPress的最佳数字资产管理插件列表,可帮助您立即开始使用.

增强型媒体库–将分类法添加到WordPress媒体库

用于大坝数字资产管理的增强型媒体库wordpress插件

我们将首先通过一些其他功能来升级WordPress的默认媒体库。使用增强型媒体库,您可以通过添加多个分类法来对屏幕快照,照片,PDF和其他文件进行分类.

您还可以根据各种参数过滤媒体文件,并按各种顺序对它们进行排序-所有这些都旨在帮助您以最有效的方式查找和整理媒体文件.

一个典型的示例是将您的照片分类为以下类别.

  • 屏幕截图
  • 封面照
  • 报价单
  • (各种产品的)英雄形象

如果您想进一步分类,可以将上述分类法进一步升级为:

  • 屏幕截图
    • 主题
    • 外挂程式
    • 常见问题
    • 讲解
  • 封面照
    • 博客文章
    • 主题页
    • 插件页面
  • 报价单
    • 共享数字
    • 思想领袖
  • 英雄形象
    • 外挂程式
    • 文章分节符

对于希望使用现有WordPress资源来改进其媒体库的人们来说,增强媒体库是一个不错的开始.

媒体库类别高级

信息与下载查看演示

如果您只想向媒体库添加类别,则可以考虑使用Media Library Categories Premium插件来完成此任务.

通过批量操作,您可以使用预定义的分类法对库进行快速分类。如果您不确定分类结构,可以从一个基础开始(例如上一个插件说明中描述的基础)并即兴创作。然后,您开始将类别应用于定义的分类法。当您遇到不属于您先前定义的类别的图像或PDF时,请继续创建一个新条目!

MaxFoundry的媒体库文件夹

Media Library Plus文件夹免费插件

媒体库文件夹可让您在WordPress媒体库中构建多级文件夹。通过直观的拖放界面,您可以以最小的麻烦来移动媒体文件。您也可以移动文件夹,并按类别组织以便于管理.

除了自定义功能外,媒体库文件夹插件还具有以下出色功能.

  • 拖放式文件界面,因此您可以快速完成工作.
  • 能够排序和过滤文件和文件夹,以帮助您更快地搜索.
  • 确保文件和文件夹在上传时已准备好SEO,并添加了ALT和Title属性.
  • 能够将现有文件和文件夹导入,移动或复制到新文件夹.

此外,媒体库文件夹还与流行的第三方插件集成,例如WooCommerce,NextGEN,高级自定义字段等.

这些只是我们认为是从WordPress中的数字资产管理解决方案开始的不错选择的少数几个插件。有关详细列表,请参阅以下文章 媒体文件管理器插件 来自Torque的Nick.

接下来,我们将介绍两个插件,这些插件将帮助您迈向数字资产管理的下一步。这些插件实际上不是插件,而是成熟的数字资产管理解决方案.

品牌文件夹

Brandfolder是一种SaaS数字资产管理解决方案,受到世界上一些最佳公司的喜爱,包括Slack,Shazam,Under Armour等。它使管理您的品牌资产变得轻而易举。坦率地说,用户界面可能是 我在数字资产管理解决方案中遇到的最好的事情.

诸如Brandfolder之类的解决方案对于需要在多个垂直领域和产品上保持品牌一致性的大型组织非常有用.

遗憾的是,无法提供直接定价。因此,尽管将其与WordPress网站集成的插件是免费的,但Brandfolder帐户并不一定便宜。但是,这是学习有关数字资产管理的一切并掌握最新数字资产管理行业最新信息的绝佳资源。.

Phraseanet –数字资产管理的开源解决方案

另一个开源数字资产管理解决方案称为Phraseanet。您首先需要下载软件并将其安装在其他服务器上。如果您在带有cPanel的共享托管服务器中使用WordPress,则可以快速安装它。我建议参考安装Phraseanet的教程.

完成后,您可以从专用的数字资产管理解决方案中下载并安装Phraseanet WordPress插件,并开始将图像和其他媒体文件添加到帖子中。.

对于那些已经阅读了 数字资产管理101 部分,可以将Phraseanet部署为本地数字资产管理解决方案.

结论:使用数字资产管理系统的好处

数字资产管理解决方案的第一大优势是其提高组织生产率的能力。这意味着更少的时间来搜索文件的最新版本,而更多地用于实际工作。数字资产管理解决方案还为您提供集中控制-一个可以一次更新(上传)文件,然后完全不用理会的地方。您对该文件所做的任何更改都会在所有地方反映出来,包括可公开访问的文件.

我在工程团队中的朋友谈论git和版本控制以及CVS,而其他方面则没有。老实说,这让我感到奇怪–为什么营销人员不应该为他们量身定制git或CVS的解决方案?这就是数字资产管理解决方案!

试想一下,如果您仅登录工作站(笔记本电脑,台式机,iPhone-不论情况如何)并直接开始从事最新项目,您的生产力将是多少?合作变得高效.

数字资产管理解决方案能否独自解决问题?

我总是在工作中使用Google文档。而且我遵循严格的文件命名系统. 虔诚地. 我相信团队的整体生产力可以大大提高, 如果 我们建立并遵守某些基本规则。例如,您知道我们应该如何在睡觉前刷牙吗?我们实际上有多少人这样做?这里也是一样.

您应该保存您的工作。不在您的“我的文档”或“工作文件”或桌面上。但是在 正确 夹。该文件夹主要由IT团队分配给您.

您需要做的只是采取额外的步骤(实际上是最后一步),然后将工作保存在正确的文件夹中。仅此一项就足以提高您和您的团队的生产力。这还将提高数字资产管理解决方案的长期市场投资回报率.

您对数字资产管理系统有何看法?这值得么?在下面的评论部分让我们知道.

Jeffrey Wilson Administrator
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