Ultimate WordPress Digital Asset Management Guide

Ultimate WordPress Digital Asset Management Guide

Digital Asset Management je systematická organizace všech vašich digitálních aktiv na centralizovaném místě. Na co jsou „digitální aktiva“? Zahrnují všechny vaše mediální soubory, jako jsou fotografie, videa, dokumenty, vektory, soubory Photoshopu, zvuková aktiva atd. Pokud jste programátor, považujte správu digitálních dat za „marketingovou“ pro obchodníky..


Pokud vás zajímá, proč byste potřebovali systém pro správu digitálních aktiv v éře Dropboxu a Disku Google, a když WordPress nabízí vlastní správu obrázků a jednoduché nastavení správce médií, dovolte mi, abych vám vyprávěl příběh.

Příběh produktivity

Náš příběh začíná velkým technologickým časopisem, který produkuje stovky příspěvků každý den včetně blogových příspěvků, příběhů Instagramu, videí, fotografií, tweetů, snímků a mnoha dalších. Jejich obsahový tým je velký a rozmanitý. Možná se dokonce rozšířil do více kanceláří.

Sam, nedávno najatý technický spisovatel, pracuje na článku nazvaném Stav cloud computingu v roce 2017. Jak všichni víme, interní propojení je dobrou praxí, bez ohledu na velikost blogu. Stejně jako každý dobrý digitální novinář i Sam kontroluje, zda tým v minulosti připravil infographic cloud computingu – něco, co mohl použít ve svém článku. Kolega s jistotou informoval, že skutečně existuje takový infographic, připravený před několika měsíci. A bylo to někde ve složce Dropbox jejich společnosti.

Po 27 minutách rozsáhlého vyhledávání ve všech složkách, kde byl infographic měl být, Sam najde soubor PSD infographic. Není to však správná verze – vzhledem k tomu, že byla nazvána „ke kontrole“. Dalších 12 minut vyhledávání a Sam se nakonec rozhodne prohledat publikovaný článek od Googlu a stáhnout infographic. Ale bohužel! Tento infographic potřeboval několik změn. Sam neochotně otevře Photoshop a modlí se, aby si stále pamatoval základy.

Proč mluvíme o Samovi?

Sam strávil tři čtvrtiny hodiny (to jsou téměř dvě a půl epizody Teorie velkého třesku) a snažil se najít správnou verzi infographic. Tentokrát bylo možné použít pro něco mnohem produktivnějšího – například – nevím – pracovat na článku? Opravdu nevíme, jestli Sam ten den ten článek dokončil.

Ale teď už jste asi přemýšleli, co má smysl tento příběh? V jakékoli organizaci je správa digitálních aktiv rozhodující součást produktivity. Když zaměstnanec tráví téměř hodinu hledáním souborů, které by měl byly snadno dostupné, to je ztráta času. Společnost ztrácí peníze.

Pro ty z vás, kteří se chystáte zavřít okno (nebo stisknout tlačítko Domů), chvilku se mnou. Mám pro vás nějaké pěkné statistiky. I když se vám nelíbí zbytek článku, statistika sama o sobě by měla stačit pro ty rozhovory s vodou v chladiči v práci.

Zajímavá statistika správy digitálních aktiv

Nedostatek systematické implementace správy digitálních aktiv ve velkých organizacích způsobuje obrovskou ztrátu produktivity. Což se nepřímo rovná ztrátě peněz.

Zatímco systém pro správu digitálních aktiv není určen každý, Zde je několik výzkumů, které ukazují, jak důležitá může být správa digitálních aktiv ve velké organizaci.

Časové vyhledávání dokumentů

2012 studium IDC navrhl, aby lidé v roce strávili více než 9 hodin týdně „Archivace a organizace dokumentů“ a „Vyhledávání dokumentů“.

Čas strávený správou dokumentů: Průzkum 840 informačních pracovníků, rovnoměrně rozdělený po USA, Velké Británii, Francii, Německu, Austrálii a Japonsku. Zdroj: Průzkum IDC Information Worker, 2012.

Míra úspěšnosti vyhledávání mediálních souborů

Společnost GISTICS pro průzkum trhu zjistila, že 62% marketingových a kreativních profesionálů tráví 1 až 6 hodin týdně správou souborů. Kromě toho GISTICS zjistil, že průměrný kreativní člověk hledá média 83krát týdně, a nedokáže jej najít 35% času bez správy digitálních aktiv..

Řešení: Odhadovali, že systém pro správu digitálních aktiv pomůže snížit množství času při hledání aktiv o více než 85% a že míra selhání při nalezení média klesne na 5%.

Podle průzkumu GISTICS Research pomůže systém správy digitálních aktiv zkrátit dobu hledání aktiv o více než 85%!

NI systému pro správu digitálních aktiv

Skupina Aberdeen zjistila, že společnosti „nejlepší ve své třídě“ napříč celou řadou průmyslových odvětví používají pro marketingové funkce dvakrát častěji systém správy digitálních aktiv než průměrná společnost ve svém oboru. Tyto stejné společnosti „nejlepší ve své třídě“ vykázaly meziroční snížení doby uvádění na trh o 23% a průměrnou návratnost marketingových investic o 18%. Na dotaz „Jak ovlivnila výkonnost investice do správy digitálních aktiv?“ 69% uvedlo, že zkrátili dobu vytváření aktiv, 40% uvedlo, že strávili méně času přenosem souborů, a 63% uvedlo, že agenturní poplatky byly sníženy..

Zdroj: Ian Michaels, „Průvodce pro obchodníky k ospravedlňování investic do správy digitálních aktiv, zpráva o výzkumu skupiny Aberdeen Group

Ve velkých organizacích systém správy digitálních aktiv obvykle zkracuje dobu potřebnou k uvedení na trh o 23% a zvyšuje průměrnou návratnost investic do marketingu o 18%.

Míra přijetí digitálního systému správy aktiv

Frost & Sullivan to říká, „Společnosti přidávají do své strategie značek bohatší digitální média, exploze velikostí souborů. Zainteresované strany těchto aktiv jsou mnohokrát geograficky rozptýleny, stále však musí mít snadný přístup ke stejným aktivům a spolupracovat na nich z různých míst. Díky integraci se systémy třetích stran využívajících webové služby a poskytováním podmíněného řízení přístupu se systémy pro správu digitálních aktiv nyní staly ideální platformou umožňující takovou spolupráci v bezproblémovém pracovním postupu. “

Dále předpovídají, že se očekává, že trh správy digitálních aktiv poroste v ročním tempu růstu o více než 30% a do roku 2013 dosáhne výnosů přes miliardu dolarů..

Zdroj: Mukul Krishna, „Realizace hodnotového návrhu hostovaných řešení pro správu digitálních aktiv“, 2009 a „Světový trh pro správu digitálních aktiv, 2010“

Proč potřebujete systém pro správu digitálních aktiv?

Čtenáři, kteří pracují v typických podnikových prostředích, by narazili alespoň na jeden z bodů uvedených níže. Lidé v oddělení kreativity a marketingu by s většinou z nich souhlasili. Začínat se lišit? Nechte své myšlenky v sekci komentářů!

1. Udržování aktuálních souborů: Ztrácíte obrovské množství času udržováním aktuálních verzí svých digitálních děl. Tento problém je zesílen exponenciálně s velikostí týmu.

Přestože mnoho malých a středních podniků upřednostňuje Dropbox (díky jeho popularitě a nízkým nákladům), zaměstnanci v Dropboxu pravidelně neukládají práci. V důsledku toho tým skončí pomocí zastaralých nebo nesprávných verzí souborů.

2. Sdílení souborů a složek: I když miluji používání Dropboxu, existují určité funkce kontroly přístupu uživatelů, které Dropbox zatím nemá. Můžete sdílet podsložku složky, která je již sdílená. I když je práce mého týmu uložena v hlavní složce, nemohu sdílet podsložku na volné noze, která potřebuje knihu značek a soubory digitálních dat. Navíc je opravdu těžkopádné individuálně přidělovat / aktualizovat oprávnění pro každého uživatele.

Řešení: K tomu je vytvořen systém pro správu digitálních aktiv. Můžete vytvořit více úrovní přístupu pro různé uživatele, ať už jde o vedoucího projektového manažera, smluvního vývojáře nebo nezávislého návrháře. Koordinace s více agenturami je mnohem jednodušší díky centralizované správě aktiv, více uživatelských rolí a podrobným oprávněním.

3. Vzdálené týmy: V organizacích s více kancelářemi je koordinace mezi vaším vzdáleným týmem bolest a vyžaduje obrovské množství režie. Bez systému pro správu digitálních aktiv (nebo modulů pro správu projektů) neexistuje centralizované umístění, kde jsou uložena všechna digitální aktiva. To také vede k problémům s kontrolou verzí a obchodníci tomu nerozumí git.

Zavedení systému správy digitálních aktiv je požehnáním pro vzdálené a decentralizované týmy díky centralizované správě aktiv.

4. Náklady: Implementace systému správy digitálních aktiv je zpočátku drahá, ale náklady se často zvyšují, když je přidán velký počet uživatelů. V typickém řešení cloudového úložiště, jako je Dropbox, mohou být roční náklady vyšší, než náklady na systém správy digitálních aktiv, protože počet uživatelů roste. Nezmínili jsme ani množství času a peněz, které byste ušetřili v nákladech na produktivitu!

Správa digitálních aktiv 101

Teď, když jsme krytí proč jeden by mohl potřebovat digitální systém pro správu aktiv, pojďme se ponořit do typů systémů pro správu digitálních aktiv.

Typy řešení pro správu digitálních aktiv

Systém správy digitálních aktiv lze v organizaci implementovat třemi způsoby. Rozlišovacím faktorem je předpoklad systému pro správu digitálních aktiv. Jinými slovy, umístění softwaru Digital Asset Management a umístění skutečných digitálních aktiv jsou rozhodujícími faktory.

SaaS Digital Asset Management Solution

Toto řešení, známé také jako řešení pro správu digitálních aktiv nabízené v klasické platformě „Software jako služba“, je obvykle nejjednodušší formou nasazení systému správy digitálních aktiv..

Za používání softwaru platíte měsíční poplatek. Nahráváte a spravujete svá díla z webového rozhraní nebo z mobilní aplikace. Všechna vaše digitální díla jsou bezpečně uložena v cloudu. Šířku pásma dodává a spravuje společnost SaaS spolu s údržbou, aktualizacemi zabezpečení a kontrolou přístupu uživatelů.

Soubory vaší organizace jsou skutečně uloženy ve veřejném (nebo hybridním) cloudu, mimo brány organizace. Náklady na implementaci řešení SaaS Digital Asset Management jsou nízké a obvykle jsou nejrychlejší k nasazení.

On-Premise řešení správy digitálních aktiv

Přemýšlejte o nasazení softwaru na podnikové úrovni před cloudová éra. Software by byl nainstalován ručně na serverech společnosti a platba by byla většinou jednorázová s aktualizacemi softwaru / zabezpečení a ročními smlouvami o údržbě.

To by byl příklad on-premise systému správy digitálních aktiv. Digitální aktiva ano ne opustit firemní servery. Obvykle je používají organizace s cennými mediálními prostředky, jako jsou fotografie, videa, audio atd. Pomyslete na Vogue nebo společnost časopisu Rolling Stone – budou těmi, které odvozují maximální hodnotu z digitálního systému správy aktiv.

Hybridní řešení pro správu digitálních aktiv

Žijeme v čase považovaném za zlaté roky pro startupy a malé a střední podniky. Zde je složitá část – většina podniků upřednostňuje udržování přísné kontroly nad svými daty, vždy proto, aby byla za firewallem. Co když SMB a startupy potřebují řešení pro správu digitálních aktiv, ale nemohou si dovolit uhradit náklady na zavedení na místě?

Jednoduchý. Vytvoříte pro ně řešení hybridní správy digitálních aktiv!

Zvažte následující příklad:

Myslete na populární časopisovou společnost. Elle Magazine? dobře!

Elle Magazine má focení, které lze rozdělit do dvou širokých kategorií.

  • První kategorie – vysoce důvěrné focení, které nebude zveřejněno během dalších 6 měsíců.
  • Druhá kategorie – focení, které vyšlo v předchozích číslech časopisu.

Bylo by v nejlepším zájmu časopisu Elle Magazine ukládat focení do kategorie jedna na jejich serverech za firemním firewallem a ne dovolte jim, aby byly uloženy ve veřejném cloudu.

Focení ve druhé kategorii již bylo zveřejněno. Mohou tedy být uloženy ve veřejném cloudu mimo podnikový firewall. To by bylo také výhodné, protože by to IT týmu časopisu Elle Magazine ušetřilo potřebu řešit problémy s šířkou pásma a zabezpečením.

Nyní je hybridní řešení pro správu digitálních aktiv kombinací on-premise a cloudové nasazení. Soukromé soubory jsou ukládány a zpřístupňovány při zavádění na místě a veřejné soubory jsou ukládány v cloudu, aby je viděl celý svět.

Jinými slovy, Elle Magazine mohla ukládat své nevydané fotografie v nasazení na místě a veřejné v cloudovém nasazení. Hybridní správa digitálních aktiv spojuje to nejlepší ze dvou světů. Jednoduše řečeno, mohlo by to pomoci mnoha společnostem udržovat jejich bezpečnostní standardy a umožnit přístup k veřejným informacím ze zdroje optimalizovaného pro přístupnost.

Označování zdrojů a správa metadat

Jedním ze základních cílů systému správy digitálních aktiv je organizovat a spravovat mediální zdroje organizace, ve které je nasazen. Toho lze dosáhnout různými způsoby. Některé systémy správy digitálních aktiv mohou k uspořádání informací použít jednoduchou taxonomii. Zatímco jiní mohou používat pokročilé strojové učení a umělou inteligenci k porozumění obsahu obrázků a jejich označení / kategorizaci bez zásahu člověka. V následujících odstavcích se podíváme na některé ze základních způsobů, kterými systém pro správu digitálních aktiv spravuje zdroje, neboli digitální aktiva..

Taxonomie

Co je taxonomie? No, nejde jen o klasifikaci dat. Základní úroveň taxonomie by mohla být typ souboru. Zdroj může mít více typů souborů včetně obrázků, videí, PDF, zvukových souborů atd. Obrázky lze dále třídit na: png, ai, eps, jpg atd..

Dalším druhem taxonomie může být viditelnost (veřejné / soukromé). Soubory, které mají být viditelné na veřejném webu, lze klasifikovat jako veřejné. A ty, které mají být zamčeny za firemními firewally, lze klasifikovat jako soukromé.

Systém správy digitálních aktiv může k uspořádání existujících mediálních zdrojů použít jednoduché taxonomie, jako jsou víceúrovňové kategorie a značky. To znamená, že můžete rychle najít potřebné soubory jednoduše kontrolou definovaných kategorií.

Správa metadat

Jednoduše řečeno, metadata jsou data o datech. Pomyslete na EXIF ​​informace o obrázku. Podrobnosti, jako jsou data / čas pořízení fotografie, GPS souřadnice, informace ISO atd., Sestávají z metadat zachycení snímku fotografie. Podobně by v případě souboru PDF mohla typická metadata obsahovat autora, značky, kategorie, datum zveřejnění atd.

Systém správy digitálních aktiv je schopen číst tato metadata a vyhledávat a filtrovat výsledky vyhledávání na základě vaší žádosti.

Začínáme se správou digitálních aktiv pro WordPress

WordPress nabízí velmi základní formu řešení pro správu digitálních aktiv. A je k dispozici v každé instalaci WordPress – i prázdné. Můžete hádat, co to je?

To je pravda – není to nic jiného než mediální knihovna WordPress. Pomocí knihovny médií WordPress můžete nahrávat fotografie, videa, soubory PDF, dokumenty, komprimované archivy atd.

Pokud však chcete katalogizovat všechny své informace do jediného přístupného zdroje – potřebujete digitální systém správy aktiv. S řešením pro správu digitálních aktiv integrovaným do WordPress můžete kategorizovat, sdílet a spravovat všechna svá aktiva – počínaje snímky obrazovky pořízenými v roce 2005 až po nejnovější soubory PDF v roce 2017.

Shromáždili jsme seznam nejlepších pluginů pro správu digitálních aktiv pro WordPress, které vám mohou pomoci začít rychle.

Vylepšená mediální knihovna – přidání taxonomií do mediální knihovny WordPress

vylepšený plugin wordpress pro knihovnu médií pro správu digitálních prostředků přehrady

Začneme upgradováním výchozí mediální knihovny WordPress s několika dalšími pravomocemi. Pomocí rozšířené knihovny médií můžete roztřídit snímky obrazovky, fotografie, soubory PDF a další soubory přidáním několika taxonomií.

Můžete také filtrovat své mediální soubory na základě různých parametrů a třídit je v různých pořadích – vše navrženo tak, aby vám pomohlo najít a uspořádat vaše mediální soubory co nejefektivnějším možným způsobem.

Typickým příkladem by bylo uspořádání fotografií do následujících kategorií.

  • Screenshoty
  • Titulní fotografie
  • Citáty
  • Obrázky hrdinů (různých produktů)

Chcete-li dokonce ještě více kategorizovat, můžete výše uvedenou taxonomii dále upgradovat na:

  • Screenshoty
    • Témata
    • Pluginy
    • FAQs
    • Výukové programy
  • Titulní fotografie
    • Příspěvky na blogu
    • Tématické stránky
    • Stránky pluginů
  • Citáty
    • Sdílená čísla
    • Myšlenky vůdců
  • Hrdinové obrázky
    • Pluginy
    • Konce článků

Vylepšená knihovna médií je dobrým začátkem pro lidi, kteří chtějí vylepšit svou knihovnu médií pomocí stávajících zdrojů WordPress.

Kategorie knihoven médií Premium

Info & DownloadView The Demo

Pokud chcete do své mediální knihovny pouze přidat kategorie, můžete zvážit zásuvný modul Kategorie knihoven médií, který právě dělá.

Díky hromadným akcím můžete knihovnu rychle roztřídit podle předem definované taxonomie. Pokud si nejste jisti strukturou své taxonomie, můžete začít základnou (jako je ta popsaná v popisu předchozího pluginu) a improvizovat na ní. Poté začnete používat kategorie na definovanou taxonomii. Když narazíte na obrázek nebo PDF, které se nevejdou do dříve definovaných kategorií, pokračujte a vytvořte nový záznam!

Složky médií knihovny MaxFoundry

Zásuvný modul pro knihovny médií Plus Plus

Složky mediálních knihoven vám umožní vytvářet víceúrovňové složky v knihovně médií WordPress. S intuitivním rozhraním drag-and-drop můžete své multimediální soubory pohybovat s minimálním rozruchem. Můžete také přesouvat složky a uspořádat podle kategorií pro snadnější správu.

Doplněk Složky multimediálních knihoven nabízí kromě skvělého přizpůsobení následující skvělé funkce.

  • Rozhraní souborů drag-and-drop, takže můžete svou práci rychle dokončit.
  • Schopnost třídit a filtrovat soubory a složky, což vám pomůže rychleji hledat.
  • Ujistěte se, že soubory a složky jsou při nahrávání připraveny na SEO a přidávají atributy ALT a Title.
  • Schopnost importovat, přesouvat nebo duplikovat existující soubory a složky do nových složek.

Kromě toho se složky Media Library Folders také integrují s populárními pluginy třetích stran, jako jsou WooCommerce, NextGEN, Advanced Custom Fields a další.

Toto je jen několik doplňků, o kterých si myslíme, že je dobré začít s řešením pro správu digitálních aktiv ve WordPressu. Podrobný seznam najdete v tomto článku pluginy pro správu mediálních souborů Nick od Torque.

Dále se budeme zabývat dvěma zásuvnými moduly, které vám pomohou učinit další krok směrem ke správě digitálních aktiv. Tyto pluginy vlastně nejsou pluginy – ale plně funkční řešení pro správu digitálních aktiv.

Brandfolder

Brandfolder je řešení SaaS Digital Asset Management, které milují některé z nejlepších společností na světě, včetně Slack, Shazam, Under Armour a mnoha dalších. Díky tomu je spravování aktiv vaší značky hračkou. A upřímně řečeno, uživatelské rozhraní je pravděpodobně nejlepší, na co jsem narazil v řešení správy digitálních aktiv.

Řešení jako Brandfolder jsou užitečná pro velké organizace, které potřebují udržovat konzistenci značky napříč několika vertikálními a produkty.

Naneštěstí není k dispozici vyrovnávací cena. Takže zatímco plugin pro integraci s vaším webem WordPress je zdarma, účet Brandfolder nemusí být nutně levný. Je to však skvělý zdroj, když se dozvíte vše o správě digitálních aktiv a budete informováni o nejnovějších informacích v oboru správy digitálních aktiv..

Phraseanet – open source řešení pro správu digitálních aktiv

Další open-source řešení pro správu digitálních aktiv se nazývá Phraseanet. Nejprve budete muset stáhnout a nainstalovat software na jiný server. Pokud používáte WordPress na sdíleném hostitelském serveru s cPanel, je pravděpodobné, že jej budete moci rychle nainstalovat. Doporučuji použít návod pro instalaci Phraseanetu.

Po dokončení si můžete stáhnout a nainstalovat plugin Phraseanet WordPress a začít přidávat obrázky a další mediální soubory k vašim příspěvkům pomocí specializovaného řešení pro správu digitálních aktiv..

Pro ty z vás, kteří četli Správa digitálních aktiv 101 V této části lze Phraseanet nasadit jako on-premise řešení pro správu digitálních aktiv.

Závěr: Výhody používání digitálního systému správy aktiv

Výhodou řešení pro správu digitálního majetku číslo jedna je jeho schopnost zlepšit produktivitu v organizaci. To znamená méně času při hledání nejnovější verze souboru a více práce ve skutečné práci. Řešení pro správu digitálních aktiv vám také poskytuje centralizovanou kontrolu – místo, kde můžete soubor jednou aktualizovat (nahrát) a poté na něj jednoduše zapomenout. Veškeré změny, které provedete v souboru, se projeví všude, včetně veřejně přístupných souborů.

Moji přátelé v technickém týmu mluví o kontrole git a verzí a CVS a co ne. Upřímně, to mě zajímá – proč by obchodníci neměli mít řešení typu git nebo CVS na míru? To je řešení pro správu digitálních aktiv!

Představte si, jak byste byli produktivní, kdybyste se jednoduše přihlásili na svou pracovní stanici (notebook, stolní počítač, iPhone – ať už létáte kdekoli) – a začali přímo pracovat na nejnovějším projektu? Spolupráce se stává bezúčelnou.

Může řešení pro správu digitálních aktiv vyřešit problém samo o sobě?

Pro svoji práci vždy používám Dokumenty Google. A dodržuji přísný systém pojmenování souborů. Nábožensky. Věřím, že celková produktivita týmu může být masivně zvýšena, -li stanovujeme a dodržujeme určitá základní pravidla. Například víte, jak máme čistit zuby před spaním? Kolik z nás to vlastně dělá? Je to stejný případ.

Měli byste zachránit svou práci. Ne uvnitř „Moje dokumenty“ nebo „Pracovní soubory“ nebo na dobré ploše. Ale v opravit složku. Tuto složku by vám většinou přiděloval tým IT.

Vše, co musíte udělat, je udělat další krok (opravdu poslední krok) a uložit práci do správné složky. To samo o sobě by stačilo ke zvýšení produktivity vašeho a vašeho týmu. To by také zlepšilo dlouhodobou marketingovou návratnost investic do řešení pro správu digitálních aktiv.

Co si myslíte o digitálním systému správy aktiv? Stojí to za to? Dejte nám vědět v sekci komentářů níže.

Jeffrey Wilson Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map